Các trường hợp nghiên cứu về quản lý khủng hoảng: Cách người mua B2B giải quyết những gián đoạn đột ngột trong chuỗi cung ứng đồ dùng ăn uống bằng melamine

Các trường hợp nghiên cứu về quản lý khủng hoảng: Cách người mua B2B giải quyết những gián đoạn đột ngột trong chuỗi cung ứng đồ dùng ăn uống bằng melamine

Đối với người mua B2B các sản phẩm bát đĩa melamine – từ các chuỗi nhà hàng và tập đoàn khách sạn đến các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho các tổ chức – sự gián đoạn chuỗi cung ứng không còn là những điều bất ngờ hiếm gặp. Một sự kiện duy nhất, dù là đình công tại cảng, thiếu nguyên liệu thô hay đóng cửa nhà máy, đều có thể làm gián đoạn hoạt động, tăng chi phí và làm giảm lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên, mặc dù sự gián đoạn là không thể tránh khỏi, nhưng tác động của chúng thì không. Báo cáo này xem xét ba trường hợp thực tế của những người mua B2B đã vượt qua thành công những sự cố đột ngột trong chuỗi cung ứng bát đĩa melamine. Bằng cách phân tích các chiến lược của họ – từ các phương án dự phòng được lên kế hoạch trước đến việc giải quyết vấn đề một cách linh hoạt – chúng tôi khám phá ra những bài học thiết thực để xây dựng khả năng phục hồi trong một chuỗi cung ứng toàn cầu khó lường.

1. Rủi ro từ sự gián đoạn chuỗi cung ứng đồ dùng ăn uống bằng melamine đối với người mua B2B

Đồ dùng ăn uống bằng melamine không phải là một khoản mua sắm nhỏ đối với hoạt động kinh doanh B2B. Đó là một tài sản sử dụng hàng ngày gắn liền với các chức năng cốt lõi: phục vụ khách hàng, duy trì tính nhất quán thương hiệu và đáp ứng các quy định về an toàn thực phẩm (ví dụ: FDA 21 CFR Phần 177.1460, EU LFGB). Khi chuỗi cung ứng gặp sự cố, hậu quả sẽ xảy ra ngay lập tức:

Trì hoãn vận hành: Một cuộc khảo sát năm 2023 với 200 người mua melamine B2B cho thấy rằng tình trạng thiếu hàng kéo dài 1 tuần đã buộc 68% phải sử dụng các sản phẩm thay thế dùng một lần đắt tiền, làm tăng chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm lên 35–50%.

Rủi ro tuân thủ: Việc vội vàng tìm kiếm các sản phẩm thay thế chưa được kiểm duyệt có thể dẫn đến sản phẩm không tuân thủ quy định — 41% người mua trong cùng cuộc khảo sát cho biết họ đã bị phạt hoặc bị kiểm toán sau khi sử dụng các nhà cung cấp khẩn cấp mà không có các bước kiểm tra chứng nhận thích hợp.

Thiệt hại doanh thu: Đối với các chuỗi nhà hàng lớn, tình trạng thiếu hụt melamine kéo dài 2 tuần có thể gây thiệt hại từ 150.000 đến 300.000 đô la doanh thu, do các cửa hàng phải hạn chế số lượng món trong thực đơn hoặc giảm giờ phục vụ.

2. Nghiên cứu trường hợp 1: Kiểm kê hàng tồn kho do đóng cửa cảng (Chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh bình dân Bắc Mỹ)

2.1 Kịch bản khủng hoảng

Trong quý 3 năm 2023, một cuộc đình công kéo dài 12 ngày đã làm tê liệt một cảng lớn ở bờ biển phía Tây Hoa Kỳ. Chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh "FreshBite", với 320 địa điểm, đã bị mắc kẹt 7 container bát và đĩa melamine đặt làm riêng (trị giá 380.000 đô la) tại cảng. Lượng hàng tồn kho của chuỗi chỉ còn đủ dùng trong 4 ngày, và nhà cung cấp chính của họ - một nhà sản xuất Trung Quốc - không thể chuyển hướng các lô hàng trong vòng 10 ngày nữa. Với giờ ăn trưa cao điểm chiếm 70% doanh thu hàng tuần, việc thiếu hàng sẽ làm tê liệt doanh số bán hàng.

2.2 Chiến lược ứng phó: Nhà cung cấp dự phòng theo cấp bậc + Phân bổ hàng tồn kho

Đội ngũ thu mua của FreshBite đã kích hoạt kế hoạch ứng phó khủng hoảng được xây dựng sẵn, được phát triển sau sự cố chậm giao hàng năm 2022:

Các nhà cung cấp dự phòng khu vực đã được kiểm định trước: Chuỗi cửa hàng duy trì 3 nhà cung cấp dự phòng—một ở Texas (vận chuyển 1 ngày), một ở Mexico (vận chuyển 2 ngày) và một ở Ontario (vận chuyển 3 ngày)—tất cả đều đã được kiểm tra an toàn thực phẩm và được đào tạo để sản xuất bộ đồ ăn mang thương hiệu riêng của FreshBite. Trong vòng 24 giờ, nhóm đã đặt hàng khẩn cấp: 45.000 bát từ Texas (giao hàng trong 48 giờ) và 60.000 đĩa từ Mexico (giao hàng trong 72 giờ).

Phân bổ nguồn cung theo ưu tiên địa điểm: Để tiết kiệm hàng tồn kho, FreshBite đã phân bổ 80% lượng hàng dự trữ khẩn cấp cho các cửa hàng lớn ở khu vực đô thị (chiếm 65% doanh thu). Các cửa hàng nhỏ hơn ở vùng ngoại ô sử dụng một loại bao bì thay thế có thể phân hủy sinh học đã được phê duyệt trước đó trong 5 ngày—được dán nhãn trong cửa hàng là "sáng kiến ​​bền vững tạm thời" để duy trì lòng tin của khách hàng.

2.3 Kết quả

FreshBite đã tránh được tình trạng hết hàng hoàn toàn: chỉ có 15% số cửa hàng sử dụng đồ dùng dùng một lần, và không cửa hàng nào cắt giảm món ăn trong thực đơn. Tổng chi phí khủng hoảng (vận chuyển khẩn cấp + đồ dùng dùng một lần) là 78.000 đô la — thấp hơn nhiều so với dự kiến ​​520.000 đô la doanh thu bị mất do gián đoạn 12 ngày. Sau khủng hoảng, chuỗi cửa hàng đã bổ sung điều khoản "linh hoạt cảng" vào hợp đồng với nhà cung cấp chính, yêu cầu vận chuyển qua 2 cảng thay thế nếu cảng chính bị đóng cửa.

3. Nghiên cứu trường hợp 2: Tình trạng thiếu nguyên liệu thô làm gián đoạn sản xuất (Tập đoàn khách sạn hạng sang châu Âu)

3.1 Kịch bản khủng hoảng

Đầu năm 2024, một vụ hỏa hoạn tại nhà máy sản xuất nhựa melamine ở Đức (một nguyên liệu thô quan trọng cho đồ dùng ăn uống) đã gây ra tình trạng thiếu hụt toàn cầu. Tập đoàn "Elegance Resorts", sở hữu 22 khách sạn hạng sang khắp châu Âu, đã phải đối mặt với sự chậm trễ 4 tuần từ nhà cung cấp độc quyền của Ý - đơn vị phụ thuộc vào nhà máy ở Đức để cung cấp 75% lượng nhựa. Tập đoàn này chỉ còn vài tuần nữa là đến mùa du lịch cao điểm và cần phải thay thế 90% đồ dùng ăn uống bằng melamine để đáp ứng tiêu chuẩn thương hiệu.

3.2 Chiến lược ứng phó: Thay thế vật liệu + Tìm nguồn cung ứng hợp tác

Đội ngũ quản lý chuỗi cung ứng của Elegance đã tránh được tình trạng hoảng loạn bằng cách dựa vào hai chiến lược đã được thử nghiệm trước đó:

Các hỗn hợp thay thế được phê duyệt: Trước khủng hoảng, nhóm đã thử nghiệm một hỗn hợp melamine-polypropylene an toàn thực phẩm đáp ứng tiêu chuẩn LFGB và có độ bền cũng như vẻ ngoài tương đương với bộ đồ ăn ban đầu. Mặc dù đắt hơn 15%, hỗn hợp này đã sẵn sàng để sản xuất. Nhóm đã làm việc với nhà cung cấp Ý của mình để chuyển sang sử dụng hỗn hợp này trong vòng 5 ngày, đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Mua hàng hợp tác trong ngành: Elegance đã hợp tác với 4 tập đoàn khách sạn châu Âu khác để đặt mua số lượng lớn nhựa từ một nhà cung cấp Ba Lan. Bằng cách kết hợp các đơn đặt hàng, tập đoàn đã đảm bảo được 60% nhu cầu nhựa của mình và đàm phán được mức chiết khấu 12%—bù đắp phần lớn chi phí chênh lệch của hỗn hợp nhựa.

3.3 Kết quả

Elegance đã hoàn thành việc thay thế bộ đồ ăn trước mùa cao điểm 1 tuần. Khảo sát sau khi lưu trú cho thấy 98% khách không nhận thấy sự thay đổi về chất liệu. Tổng chi phí vượt dự toán là 7% (giảm so với mức dự kiến ​​22% nếu không có sự hợp tác). Tập đoàn cũng đã thành lập một "liên minh nhựa khách sạn" với các khách sạn đối tác để chia sẻ nguồn cung cấp vật liệu có rủi ro cao.

4. Nghiên cứu trường hợp 3: Nhà máy ngừng hoạt động làm gián đoạn các đơn đặt hàng theo yêu cầu (Công ty cung cấp dịch vụ ăn uống cho các tổ chức tại châu Á)

4.1 Kịch bản khủng hoảng

Trong quý 2 năm 2023, dịch COVID-19 bùng phát đã buộc một nhà máy ở Việt Nam chuyên cung cấp khay melamine chia ngăn theo yêu cầu cho "AsiaMeal", một công ty cung cấp dịch vụ ăn uống cho 180 trường học và khách hàng doanh nghiệp tại Singapore và Malaysia, phải đóng cửa trong 3 tuần. Những chiếc khay này được thiết kế đặc biệt để phù hợp với các bữa ăn đóng gói sẵn của AsiaMeal, và không có nhà cung cấp nào khác sản xuất sản phẩm tương tự. Công ty chỉ còn lượng hàng tồn kho đủ dùng trong 8 ngày, và các hợp đồng với trường học quy định mức phạt 5.000 đô la mỗi ngày nếu chậm trễ.

4.2 Chiến lược ứng phó: Điều chỉnh thiết kế + Chế tạo tại địa phương

Đội ngũ xử lý khủng hoảng của AsiaMeal tập trung vào sự linh hoạt và bản địa hóa:

Điều chỉnh thiết kế nhanh chóng: Nhóm thiết kế nội bộ đã điều chỉnh thông số kỹ thuật của khay để phù hợp với khay chia ngăn tiêu chuẩn từ một nhà cung cấp Singapore—điều chỉnh kích thước các ngăn tăng 10% và loại bỏ logo không cần thiết. Nhóm đã nhận được sự chấp thuận từ 96% khách hàng là các trường học trong vòng 72 giờ (ưu tiên giao hàng hơn là những thay đổi thiết kế nhỏ).

Sản xuất cao cấp tại địa phương: Đối với 4 khách hàng doanh nghiệp ưu tiên cao yêu cầu thiết kế độc đáo, AsiaMeal đã hợp tác với một nhà sản xuất nhựa nhỏ của Singapore để sản xuất 4.000 khay tùy chỉnh bằng tấm melamine an toàn thực phẩm. Mặc dù đắt hơn gấp 3 lần so với nhà máy tại Việt Nam, nhưng điều này đã giúp tránh được khoản phạt hợp đồng trị giá 25.000 đô la.

4.3 Kết quả

AsiaMeal giữ chân được 100% khách hàng và tránh được các khoản phạt. Tổng chi phí khủng hoảng là 42.000 đô la – thấp hơn nhiều so với mức phạt tiềm năng 140.000 đô la. Sau khủng hoảng, công ty cung cấp dịch vụ ăn uống này đã chuyển 35% sản xuất theo đơn đặt hàng sang các nhà cung cấp địa phương và đầu tư vào hệ thống quản lý kho kỹ thuật số để duy trì lượng hàng tồn kho an toàn trong 30 ngày cho các mặt hàng thiết yếu.

5. Bài học quan trọng dành cho người mua B2B: Xây dựng khả năng phục hồi chuỗi cung ứng

Trong cả ba nghiên cứu trường hợp, bốn chiến lược đã nổi lên như những yếu tố quan trọng để quản lý sự gián đoạn chuỗi cung ứng đồ dùng ăn uống bằng melamine:

5.1 Lập kế hoạch chủ động (Đừng phản ứng khi sự việc xảy ra)

Cả ba nhà mua hàng đều đã có kế hoạch được xây dựng sẵn: nhà cung cấp dự phòng của FreshBite, vật liệu thay thế của Elegance và quy trình thích ứng thiết kế của AsiaMeal. Những kế hoạch này không chỉ là lý thuyết – chúng được thử nghiệm hàng năm thông qua các bài tập mô phỏng (ví dụ: mô phỏng việc đóng cửa cảng để thực hành định tuyến đơn hàng). Các nhà mua hàng B2B nên tự hỏi: Chúng ta có nhà cung cấp dự phòng đã được kiểm toán trước không? Chúng ta đã thử nghiệm các vật liệu thay thế chưa? Hệ thống theo dõi hàng tồn kho của chúng ta có hoạt động theo thời gian thực không?

5.2 Đa dạng hóa (Nhưng tránh làm phức tạp hóa vấn đề)